Что делает администратор проекта

Что делает администратор проекта

Администрирование проекта — это существенная часть работы любой современной организации, нацеленной на получение результата. От качества ее выполнения зависит успех реализации программ и скорость достижения поставленных целей организации.

Администрирование проекта — что это такое

Любая деятельность нуждается в четком контроле и координации. В частности, это касается реализации разного рода идей и программ. Администрирование проектов — это руководство с использованием материальных, нематериальных и человеческих ресурсов для достижения оптимальных показателей относительно финансовых, временных и качественных показателей. Его необходимость обусловлена такими факторами:

  • Без контроля невозможно своевременное и гармоничное решение большого количества задач. Для объединения усилий специалистов и придания им единого направления необходима система координации — это администрирование проекта.
  • Достижение целей возможно при наличии ресурсов из внутренних или внешних источников. Поиск средств — еще одна задача руководителя.
  • Реализация действий по достижению целей требует разработки структуры управления и четкой организации процесса.

Основные элементы

Понятие администрирования проекта можно разделить на такие основные элементы:

  • Цель. Это конечный результат, который планируется получить по итогам реализации проекта. Выражается в числовом временном значении.
  • Сложность. Это перечень задач, которые необходимо решить для достижения конечной цели, а также взаимосвязи между этими процессами.
  • Уникальность. Проект является разовым начинанием, которое в будущем не должно повторяться в неизменном виде. Даже дублирующие идеи могут существенно отличаться по среде реализации и структурой ресурсов.
  • Временные рамки. Каждый план имеет начальные и конечные точки, которые характеризуются календарными параметрами.
  • Жизненный цикл. Это стадии, характеризующие степень достижения поставленных целей.

Принципы администрирования

Менеджеры должны руководствоваться такими основными принципами администрирования проекта:

  • четкая формулировка целей и планируемых результатов с учетом вероятных рисков;
  • определение центров ответственности не только по проекту в целом, но также по отдельным его составляющим;
  • создание эффективной системы планирования работ и прогнозирования параметров;
  • регулирование хода реализации;
  • создание эффективной команды, которая будет мотивирована общими интересами.

Типы задач

В теории администрирования проектов выделяют три типа задач. А именно:

  • Детальные. Это задачи самого низкого уровня, они обеспечивают функционирование проекта.
  • Составные. Относятся к промежуточному и высшему уровням. Непосредственно относятся к предметной области проекта.
  • Веха. Это задача с нулевой продолжительностью, которая представляет собой дату завершения того или иного этапа работы.

Классификация

Организация администрирования проекта может несколько отличаться, в зависимости от того, к какому типу он относится. По сферам деятельности выделяют:

  • Технический (строительство зданий, внедрение новых технологий производства, разработка ПО и так далее).
  • Организационный (создание нового предприятия или реорганизация существующего, внедрение новых систем управления и так далее).
  • Экономический (внедрение новых систем бюджетирования или центрального планирования и тому подобное).
  • Социальный (реформирование системы социального обеспечения и социальной защиты сотрудников, а также экологическая ответственность).
  • Смешанный.

По размерам выделяют:

  • Монопроекты (имеют конкретную цель и назначение).
  • Мультипроекты (состоят из нескольких монопроектов).
  • Мегапроект (целевые программы состоящие из комплекса монопроектов и мультипроектов).

По целевому назначению выделяют:

  • Инвестиционный (создание или обновление основных фондов с привлечением финансовых средств извне).
  • Инновационный (разработка и внедрение новых технологий или управляющих систем).
  • Научно-исследовательский (разработка новых продуктов или способов производства).
  • Учебно-образовательный (повышение квалификации сотрудников).
  • Смешанный.

Чем занимается отдел администрирования проектов

На крупных предприятиях вопросы администрирования возложены на специализированные отделы. В небольших организациях этим занимается менеджер или же генеральный директор. Администрирование проекта подразумевает такую деятельность:

  • организация совещаний, их протоколирование и контроль исполнения принятых решений;
  • сбор отчетной информации;
  • подготовка справок и презентаций;
  • подбор информации для выступления менеджера;
  • оформление планов-графиков выполнения проектов;
  • организация приема участников проекта;
  • координация совещаний;
  • выполнение поручений руководителя проекта;
  • проведение корректировки календарных планов;
  • информирование заинтересованных лиц и рассылка документации;
  • документационное обеспечение проекта.

Основные участники проектов

В вопросах администрирования проекта важную роль играют его участники. Вот основные заинтересованные стороны проекта:

  • Заказчик — будущий владелец результатов проекта. Он определяет требования к параметрам и результатам деятельности. Он также обеспечивает финансирование, используя собственные или заемные средства.
  • Инициатор — сотрудник, который, осознавая потребность в проекте, вносит предложение о его реализации. Этот человек может работать в организации или быть приглашенным из вне.
  • Куратор — человек, который следит за процессом реализации проекта и направляет его. Он осуществляет общий контроль и поддерживает проект.
  • Менеджер — лицо, которое несет непосредственную ответственность за администрирование проекта и его реализацию.
  • Руководитель — обеспечивает ежедневное управление командой, которая работает над реализацией проекта.
  • Инвестор — лицо или организация, которая обеспечивает реализацию проекта финансовыми ресурсами.
Читайте также:  Как подать жалобу на инспектора гибдд

Основные процедуры

В процессе администрирования проекта выполняется ряд процедур. Вот основные из них:

  • определение особенностей внутренней и внешней среды;
  • формулировка сущности проекта;
  • определение требований;
  • постановка четких, измеримых и реалистичных целей;
  • балансирование параметров качества и времени исполнения проекта;
  • планирование мероприятий по реализации проекта;
  • адаптация планов под интересы и потребности заинтересованных лиц;
  • техническое исполнение;
  • контролирующие мероприятия.

Жизненный цикл проекта

Администрирование проекта является сложным разносторонним процессом, который включает в себя несколько этапов, соотносящихся с жизненным циклом проекта.

— анализ начального состояния;

— сбор данных о проекте;

— формулировка альтернатив и их сравнительная оценка;

— экспертиза и апробация предложений;

— утверждение выбранной концепции участниками проекта

— разработка основных составляющих проекта;

— подготовка к процессу реализации

— достижение конечных целей проекта;

— разрешение конфликтных и спорных ситуаций;

Ошибки администрирования

Понятия, принципы и процессы администрирования проекта дают четкое понимание того, в каком направлении нужно двигаться для получения ожидаемых результатов. Тем не менее, менеджеры нередко допускают ошибки, которые становятся препятствием на пути достижения целей. Вот о чем идет речь:

  • большие временные затраты на поиск альтернатив и оценку правильности принятых решений;
  • осуществление планирования "сверху вниз";
  • недостаточно детальная разработка плана приводит к тому, что упускаются из вида "подводные камни";
  • начало работы без получения достаточных объемов подробной и актуальной информации;
  • отслеживание работ вместо контроля ключевых показателей.

Отличие современного администрирования от устаревших систем управления

Система администрирования проектов непрерывно совершенствуется. Сравнение нынешней и прошлой ситуации приведена в таблице.

Стадия жизненного цикла проекта Задачи администрирования
Начальная
Разработка
Реализация Выполнение основных работ по достижению целей проекта
Завершение
Сейчас Раньше
Ориентация на рыночную экономику и частную собственность. Главная цель — это удовлетворение интересов всех участников проекта с приоритетом инвесторов и заказчиков Ориентация на планово-распределительную экономику и государственную собственность. Реализация проекта производится в монопольных условиях при отсутствии конкуренции
Критерий эффективности — результат реализации проекта, выраженный в соблюдении финансовых и временных норм, а также достижение максимального показателя прибыли Критерий эффективности — это соответствие полученных показателей запланированным
Существенное значение придается человеческому фактору. Важен лидер проекта который сможет повести за собой других членов организации Существенное значение придается теории и практике управления, а также организационной структуры. Человеческий фактор не воспринимается, как предмет отдельного рассмотрения

Американские "законы" администрирования

Современные тенденции администрирования пришли к нам с Запада. Поэтому, уместно будет рассмотреть американские "законы". Вот ключевые из них:

  • Не стоит бояться изменений в процессе реализации проекта. Как показывает практика, ни один из важных проектов не заканчивается вовремя, в рамках бюджета и без смены руководящего состава.
  • Проекты реализуются достаточно быстро до 90 % уровня готовности. Реализация оставшихся 10 % растянута во времени.
  • Расплывчатые цели не позволяют четко просчитать смету затрат. Это устраняет раздражающий фактор, связанный с большой суммой расходов на реализацию проекта.
  • Никогда нельзя обольщаться тем, что дела идут "как по маслу". В любой момент может появиться препятствие или наступить кризис.
  • Систему невозможно избавить от ошибок. Более того, попытки исправить одну оплошность приведут к появлению новых.
  • Чем детальнее проработан план реализации проекта, тем больше шансов "вписаться" в сроки выполнения работ.
  • Проектные группы скептически относятся к промежуточной отчетности, так как она является демонстрацией отсутствия результатов.
Читайте также:  Коммерческий подкуп статья 204 с комментариями

Факторы успешного администрирования

Успешной реализации проекта способствуют такие ключевые факторы, как:

  • Четкая формулировка целей. Это позволяет задать направление деятельности для рабочей группы, а также помогает избежать двояких трактовок.
  • Компетентный руководитель. Администратор должен обладать достаточным уровнем знаний и навыков, а также высокой квалификацией и значительным опытом работы, чтобы воплотить в жизнь сформулированные идеи.
  • Поддержка топ-менеджеров. Администратор и рабочая группа должны чувствовать заинтересованность со стороны высшего руководства организации.
  • Обеспеченность ресурсами. Перед стартом реализации проекта администратору должен быть обеспечен полный и беспрепятственный доступ к материальным и кадровым ресурсам.
  • Полное информирование. У администратора и его команды должен быть постоянный доступ к полному объему информации, которая касается целей, текущего статуса и условий реализации идеи.
  • Обратная связь. Все заинтересованные лица должны иметь возможность коммуникаций с администратором с целью получения актуальной информации, а также внесения предложений.
  • Неизменность кадрового состава. Администратор должен приложить максимум усилий к сохранению постоянного состава команды до конца срока реализации плана.
В чем суть работы администратора проекта?

Администратор проекта – незаменимый сотрудник команды. Для каждого проекта, в зависимости от сферы деятельности, масштаба и других факторов, руководитель выдвигает индивидуальные требования к функциям и обязанностям администратора. В одном случае они должны сводиться к работе секретаря (то есть включать ведение переписки, прием звонков, организацию совещаний и командировок). В другом случае администратор – “правая рука” руководителя проектов.

При первом варианте требования к квалификации администратора минимальны. Во втором случае он по значимости является вторым человеком после руководителя. Обязанности администратора будут выглядеть приблизительно следующим образом:

  • планирование проектных работ, мониторинг и контроль соблюдения планов;

Планирование проектных работ – наиболее важный этап управления, который помогает распределить по времени выполнение каждой операции, что ведет к своевременной реализации проектов. Мониторинг необходим администратору проектов, чтобы выявить отклонения показателей выполнения от запланированных значений и для определения влияния таких отклонений на дальнейшее осуществление и эффективность проектов.

  • контроль выполнения проектных задач и поручений;

Четкий контроль действий участников проектной команды позволяет своевременно определить и устранить причины сбоя в процессе выполнения проекта.

  • подготовка отчетности по проекту в различных разрезах на основе предоставленных членами команды проекта данных;
  • организация, ведение внутреннего и внешнего документооборота проекта;
  • организация совещаний, подготовка презентаций, ведение протоколов;

Круг этих обязанностей больше напоминают работу секретаря, но не умаляют роли администратора, поскольку такая работа существенно упрощает работу руководителя проектов, да и всей команды в целом.

  • своевременное информирование членов команды проекта об изменениях, возникших в плане проекта или документации;
  • помощь руководителю проекта относительно разработки проектной документации;
  • администрирование документации проектов (оформление документов, обновление, проверка, сопровождение согласования) и контроль ее исполнения;
  • ведение и поддержание в актуальном состоянии библиотеки проекта, контроль наличия в ней полной проектной документации;
  • консультирование команды проекта относительно методологии управления проектами;
  • помощь в составлении и ведение бюджета проектов;
  • подготовка пакета документов, требуемых для заключения и выполнения договоров с заказчиками или подрядчиками;
  • ведение архива проектов.

Перечень обязанностей администратора весьма разнообразен и требует знаний и компетенций в различных аспектах управленческой деятельности. Что же касается требований, предъявляемых к квалификации администратора проектов, то важнейшими из них являются знания:

  1. PMI – методологии управления проектами.
  2. MS Project на уровне продвинутого пользователя.
  3. Документов, регламентирующих делопроизводство, архивное дело.
  4. ГОСТов серии 34.
  5. Основ бухгалтерского и управленческого учета.

Среди участников проекта наиболее значимыми субъектами являются заказчик, куратор, менеджер и его команда. Когда компания вырастает «из коротких штанишек» стадии «давай-давай», с активным применением проектной формы число проектов значительно увеличивается. Генеральный директор осознает, что хороших руководителей проектов невозможно получить столько, чтобы хватало. В подобный момент, как правило, возникает новая роль – администратор проекта. Этот специалист способен принять задачи, которые важны, но не настолько, чтобы нельзя было их передать от менеджера.

Роль администратора в проекте

Должностные обязанности PM включают документационное обеспечение и проведение совещаний проектных команд. Чем качественнее в компании поставлено управление проектами, тем больше регламентов и сопутствующей документации. Организационной и документационной работы становится все больше, она непрерывно усложняется.

Читайте также:  Можно ли проносить на борт самолета еду

Все большее число блоков управления подключается в проектную методологию: заинтересованные стороны проекта, коммуникации, риски, интеграция. Число уникальных задач развития также непрерывно растет. Вполне опытные проект-менеджеры начинают не справляться с объемом отчетности и прочей документации. Возникают срывы совещаний и заседаний групп из-за рассогласований графиков и других организационных причин.

Сам профиль PM-достиженца, нацеленного на результат, вводит менеджера во внутреннее противоречие. Он перестает находить мотивацию в «бумажной рутине», поскольку не усматривает связи между реальными действиями и соблюдением регламентных требований. Что делать, если в целом проектная идеология сильна, а качество и уровень процедур не оставляют сомнений в их целесообразности? С какого-то числа проектов (предположим, с двадцати) в компании полезно ввести обязанности администратора. Его еще называют АСУП – администратор системы управления проектами.

На первом этапе вполне допустимо обойтись половиной штатной единицы. Администратор проектов может появиться задолго до того, как в оборот управленческой терминологии будут введены понятия «проектный офис» и «корпоративная система управления проектами» (КСУП). Важно, что с этого момента определенная нагрузка с менеджеров проектов спадет. Особенно это ценно для PM-совместителей, которые являются функциональными сотрудниками служб управления или линейных производственных подразделений.

Какую роль должен принять на себя АСУП? Кто нужен менеджеру, чтобы главные задачи решались лучше? Практика свидетельствует, что администратор играет роль помощника РМ и секретаря совещаний. Наиболее опытные специалисты способны становиться также и координаторами большого числа вопросов, включая координацию команды. Исходя из реально установленной роли, должности администратора придаются должностные обязанности и соответствующие им функции.

Обязанности и функции администратора проектов

АСУП в крупных компаниях выполняет свои функции в составе офиса управления проектами. В зависимости от числа задач развития такие отделы бывают весьма многочисленными. С другой стороны, в средних компаниях администратор может не выделяться в отдельную должность, а быть обеспеченным административными функциями по совместительству. Квалифицированный специалист способен обслуживать большое число проектов и выступать помощником у нескольких PM. Типовые должностные обязанности администратора предусматривают:

  • помощь в организации совещаний, подготовку и согласование итоговых протоколов, контроль извещений и исполнения решений совещаний;
  • уведомление и сбор отчетов исполнителей;
  • консолидацию отчетной информации от исполнителей;
  • помощь менеджеру в подготовке справок, презентаций и отчетов;
  • подбор информации в помощь менеджеру для отчетов на стратегическом комитете (контроллинге);
  • составление регистров и реестров учета, форм мониторинга и анализа (рисков, показателей) согласно требованиям регламентов;
  • оформление актуализированных планов-графиков;
  • организацию командировок и приема участников проекта;
  • координацию совещаний рабочих групп;
  • исполнение прямых поручений PM в рамках подведомственной проектной деятельности;
  • коррекцию календарных планов, ресурсной базы и сроков;
  • выполнение коммуникационных процедур, рассылку документации по проекту заинтересованным сторонам согласно регламенту;
  • иные формы документационного обеспечения процессов управления проектом.

Функции и должностные обязанности администратора проектов требуют определенного личностного и профессионального профиля должности. Как правило, это молодой специалист с высшим (желательно экономическим) образованием. Он должен владеть основами делопроизводства, проектного менеджмента, быть опытным пользователем офисных приложений, включая Microsoft Project. Успешное прохождение аттестации на знание стандартов PMBOK и ГОСТ Р 54869-2011 обязательно. Ниже представлена выписка из примера должностной инструкции администратора.

Корпоративная система управления проектами даже в зачаточной стадии своего становления предполагает кооперацию и специализацию не только исполнительских функций, но и операций по управлению проектом. Это касается и обеспечения высокой производительности управленческого труда. Функции секретаря, помощника РМ и координатора выполняет новая роль – администратор проектов. Менеджеру проекта полезно знать о том, какие обязанности он может возложить на администратора, а какие сохранить у себя. Усиленная концентрация на результатах подотчетных задач, несомненно, комфортнее, так как соответствует позиции проектного лидера.

Ссылка на основную публикацию
Чем отличается указ от распоряжения
Президент РФ по вопросам своего ведения принимает следующие нормативные акты: 1) указы Президента РФ – нормативно-правовые акты, изданные по вопросам...
Хищение средств в особо крупном размере
При составлении иска в суд иногда бывает сложно сформулировать суть дела, не путаясь в юридических терминах. Как определить понятие «хищение»,...
Хищение тмц на предприятии
Случаи выявленного хищения попадают в сферу действия КоАП и уголовного права. Уголовный кодекс в ст. 158 оговаривает, что в качестве...
Чем отличается федеральное учреждение от государственного
Территориальное или федеральное государственное бюджетное учреждение представляет собой некоммерческую организацию. Она может оказывать разного рода услуги по гос. заданию. Финансирование...
Adblock detector