Что входит в обязанности делопроизводителя в организации

Что входит в обязанности делопроизводителя в организации

Должность делопроизводителя является одной из основных на каждом предприятии. Грамотность работы данного должностного звена оказывает воздействие на скорость документооборота как внутри компании, так и за её пределами. Этот фактор также влияет на результативность работы внутренних отделов компании и скорость решения проблем, возникающих в ходе хозяйственной деятельности. Давайте узнаем, чем занимается делопроизводитель, и ознакомимся с его функциональными обязанностями.

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — кто это и в чем его функции? Данный вопрос имеет высокую актуальность, поскольку многие люди даже не подозревают о существовании данной профессии. Несмотря на этот факт, рассматриваемая должностная позиция имеется в каждой организации. Как правило, делопроизводитель работает с большим количеством различных документов. В его обязанности входит регистрация всех документов в журналах учета, их сортировка и архивация. Информация о каждом документе вносится в специальные регистрационные журналы с целью систематизации документооборота и упрощения поиска нужной информации.

Рассматривать вопрос о том, в чем заключается работа делопроизводителя лучше всего на практических примерах. Давайте представим себе крупную компанию, где трудится более нескольких сотен человек. В кадровом отделе такой компании содержатся личные документы всех работников. Данные документы должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Далее, сведения из этих журналов переносятся в электронную базу данных. Именно эта задача выполняется делопроизводителем.

Как показывает практика, представители данной профессии имеют высокую востребованность в судебных органах. В подобных учреждениях размер документооборота может достигать невероятных размеров. Также данная должностная позиция имеется во многих справочных службах, юридических агентствах, нотариальных конторах, промышленных предприятиях и других учреждениях.

Отличие от секретаря

Если рассматривать данный вопрос поверхностно, то найти отличие практически невозможно. Дело в том, что на небольших предприятиях данные должности совмещаются в одну позицию. Должностная инструкция секретаря делопроизводителя включает в себя функции как кадрового работника, так и представителя секретариата. Рассматривать различия между секретарем и делопроизводителем следует на примере крупных компаний.

Важно обратить внимание на то, что в крупных организациях может быть предусмотрено несколько вакансий на каждую из позиций.

Для начала давайте разберем обязанности секретаря. Данное должностное лицо максимально приближенно к руководящему звену компании. В сферу обязанностей представителей данной профессии входят различные функции. К ним можно отнести обработку входящих звонков и корреспонденции. Помимо этого, секретарь занимается приемом посетителей и составляет рабочий график руководства компании. Этому должностному лицу может быть поручено исполнение различных просьб руководства и доверены функции контроля выполнения трудовых обязательств других работников.

Говоря простым языком, секретарь является «правой рукой» генерального директора. Нужно понимать, что представители этой должности имеют множество различных функций. В отличие от секретарей, делопроизводители занимаются исключительно работой с документами. В сферу их полномочий не входит общение с людьми или прием звонков. Как показывает практика, некоторые руководители поручают секретарям ведение деловой переписки и контроль за корреспонденцией. Однако эти обязанности являются прямой функцией делопроизводителя.

Деятельность делопроизводителя

Многие предприниматели, желая сэкономить определенную сумму финансовых средств, нанимают одного работника, который берет на себя функции делопроизводителя и секретаря. Данный подход является в корне неправильным, поскольку ведет к снижению результативности трудовой деятельности работника. Подобные шаги допускаются только для субъектов малого бизнеса, где штат персонала составляет менее тридцати человек.

Итак, давайте разберем, чем занимается рассматриваемое должностное лицо в организации крупного размера. Первоочередной обязанностью делопроизводителя является контроль документооборота. Телефонная работа и исполнение поручений руководителя может стать препятствием для выполнения вышеперечисленных функций. Нужно отметить, что данные сотрудники занимаются не только контролем документооборота, но и формированием архива компании.

Должностные обязанности

Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции. Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо. Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

Делопроизводитель — должностные обязанности:

  1. Формирование электронной базы документов.
  2. Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
  3. Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
  4. Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

Читайте также:  Как заполнять поле гражданство

Права

Как и каждый человек, ведущий трудовую деятельность, данное должностное лицо имеет права, охраняемые государством. Каждый представитель рассматриваемой профессии имеет право на ознакомление с распорядительными актами, касающихся трудовой деятельности. Помимо этого, сотрудникам предоставляется право подавать заявку на рассмотрение проектов, направленных на систематизацию рабочего процесса. Очень важно, чтобы подобные проекты не противоречили правилам, изложенным в должностной инструкции.

Сотрудники, занимающие данный пост, имеют полное право требовать от других работников документы, содержащие информацию, необходимую для исполнения поручений руководства или прямых должностных функций. Руководитель каждой организации должен оказывать непосредственное содействие данным работникам и своевременно отвечать на все заявки, поступающие из отдела делопроизводства.

Ответственность

Разбирая вопрос о том, что делает делопроизводитель, следует уделить особое внимание уровню ответственности данного должностного лица. Ненадлежащее исполнение трудовых обязательств может стать причиной штрафных санкций от руководства. Также следует сказать о том, что представители рассматриваемой профессии несут ответственность за соблюдение правил, установленных внутри компании, охраны труда и дисциплины. Нарушение данных правил может повлечь за собой не только лишение премиальных выплат, но и увольнение.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с распространением конфиденциальных сведений и коммерческой тайны. В этом случае, работодатель имеет законное право обратиться к правоохранительным органам или в суд для защиты своих интересов.

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя

Требования к работнику в данной должности

Как показывает практика, для того чтобы получить данную вакансию соискателю, необходимо иметь высокий уровень профессиональной квалификации. Большинство работодателей предпочитают зачислять в штат только тех работников, что имеют высшее образование. Особое внимание при поиске кандидатов уделяется уровню профессиональных навыков и теоретических знаний. Нужно сделать акцент, что помимо профессиональных качеств, особое внимание уделяется и личным качествам. Человек, претендующий на данную должность, должен иметь великолепную память, хорошее терпение и самообладание.

Работа в сфере делопроизводства требует соблюдения дисциплины, аккуратности, эмоциональной устойчивости и педантичности.

Ниже представлен примерный список квалификационных запросов, что предъявляются к претендентам на данную должность:

  1. Наличие высшего образования. Крупные компании предпочитают брать на данную должность специалистов в области архивоведения и документоведения.
  2. Наличие профессиональных знаний. Главным требованием к кандидатам является знание порядка оформления и регистрации актов, свидетельств и других документов, навыки формирования реестров и архивирования бланков.
  3. Умение создавать грамотную связь между несколькими отделами компании.
  4. Практический опыт в рассматриваемой сфере.
  5. Умение общаться на иностранных языках. Подобные требования выдвигают организации, взаимодействующие с иностранными контрагентами.

Каждый человек, занимающий рассматриваемую должность, должен уметь применять в своей трудовой деятельности различные нормы, регламентирующие порядок документооборота внутри компании. Ведение подобной трудовой деятельности подразумевает четкое исполнение правил, установленных государственными инстанциями и контролирующими органами.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым

Выводы (+ видео)

В данной статье была рассмотрена должностная инструкция делопроизводителя. По мнению специалистов, сотрудники, представляющие данную профессию, имеют широкую востребованность на рынке труда. На сегодняшний день во многих образовательных учреждениях, введены курсы «Документоведения и архивоведения». Наличие практического опыта и высокой квалификации позволяет представителям данной профессии зарабатывать крупные суммы денежных средств.

Где учиться

Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.

Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».

Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:

  • Томский национальный исследовательский госуниверситет.
  • Южный федеральный университет.
  • Российский социальный госуниверситет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
  • Московский технологический университет.
  • Дальневосточный федеральный университет.
  • Московский институт культуры.
  • Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
  • Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
  • Российский гуманитарный госуниверситет.

Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:

  • Колледж Министерства иностранных дел РФ.
  • Колледж Московского финансово-юридического университета.
  • Технологический колледж № 21.
  • Колледж сферы услуг № 3.
  • Колледж Алтайского госуниверситета.
  • Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
  • Волгоградский технологический колледж.

Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.

Круг обязанностей

Ежедневно через делопроизводителя проходит огромное количество различных документов компании, которые надо анализировать, обрабатывать и, если нужно, отправлять адресату. В ряде организаций приходится совмещать еще и функции офис-менеджера и секретаря. В задачи такого универсального специалиста входит выполнение персональных просьб руководителя, прием и осуществление телефонных звонков, коммуникация с клиентами, ведение корреспонденции – как входящей, так и исходящей.

Количество должностных обязанностей делопроизводителя напрямую зависит от сферы деятельности компании и ее величины. Кроме перечисленного выше, ему приходится контролировать исполнение предписаний и вести архив. В некоторых случаях на делопроизводителя возлагаются обязанности переводчика. Полученную корреспонденцию на английском (или другом иностранном) ему необходимо перевести на русский, а отправляемую за рубеж – на язык адресата.

Знания, умения и навыки

Среди основных требований, которые чаще всего работодатель предъявляет к делопроизводителю:

  1. Знать основные положения единой государственной системы делопроизводства и специальные отраслевые акты, в которых изложено, как правильно вести документацию.
  2. Уверенно владеть компьютером и офисной оргтехникой.
  3. Уметь быстро и грамотно работать с документацией (оформлять, вести реестры, архивировать и так далее).
  4. Владеть навыками общения с клиентами.

Некоторые работодатели включают в этот перечень высокий уровень английского языка.

Личные качества

Для работы делопроизводителем требуются не только профессионализм и определенный набор знаний, умений и навыков, но и ряд личных качеств. Представителю этой профессии крайне важно быть аккуратным, организованным, пунктуальным и обладать:

  • аналитическим умом;
  • способностью к продолжительной концентрации внимания на решении проблемы;
  • хорошей памятью;
  • умением работать в режиме мультизадачности;
  • порядочностью;
  • доброжелательностью;
  • стрессоустойчивостью;
  • коммуникабельностью;
  • восприимчивостью к критике и самокритичностью.

Уровень оплаты

На размер заработной платы делопроизводителя влияют опыт работы, масштаб компании, сфера ее деятельности и регион. Суммы могут варьироваться от 13 тысяч до 100 тысяч рублей. Средний показатель по России – 25 тысяч рублей.

Так как зарплата делопроизводителя различается по городам, приведем для наглядности несколько примеров:

  • Москва – от 20 до 100 тысяч рублей.
  • Санкт-Петербург – от 25 до 70 тысяч рублей.
  • Новосибирск – от 20 до 30 тысяч рублей.
  • Екатеринбург – от 13 до 35 тысяч рублей.
  • Казань – от 15 до 25 тысяч рублей.

Преимущества и недостатки

Главным плюсом профессии делопроизводителя является возможность устроиться на работу в известную компанию или учреждение, стать государственным служащим. Образование и опыт откроют перспективы продвижения по карьерной лестнице и повышения уровня заработной платы. К минусам этой работы, по отзывам, относят малоподвижность и риск получить связанные с ней заболевания. Помимо этого, уровень оплаты труда делопроизводителя-новичка обычно средний, а иногда даже низкий. Повышения можно ожидать с ростом профессионализма или увеличением количества обязанностей.

Карьерный рост

Продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от амбиций самого делопроизводителя. Также на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Можно предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать уровень своей компетентности, осваивая смежные специальности – например, кадровое делопроизводство, архивоведение, библиотечное дело и так далее.

Читайте также:  Эксплуатация прицепа без документов

Вертикальный вариант – менеджерская карьера. Через определенное время делопроизводитель может стать руководителем канцелярии или общего отдела, дорасти до должности директора отдела управления делами организации.

Перспективность профессии

Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя — образец 2019 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

«>

Ссылка на основную публикацию
Чем отличается указ от распоряжения
Президент РФ по вопросам своего ведения принимает следующие нормативные акты: 1) указы Президента РФ – нормативно-правовые акты, изданные по вопросам...
Хищение средств в особо крупном размере
При составлении иска в суд иногда бывает сложно сформулировать суть дела, не путаясь в юридических терминах. Как определить понятие «хищение»,...
Хищение тмц на предприятии
Случаи выявленного хищения попадают в сферу действия КоАП и уголовного права. Уголовный кодекс в ст. 158 оговаривает, что в качестве...
Чем отличается федеральное учреждение от государственного
Территориальное или федеральное государственное бюджетное учреждение представляет собой некоммерческую организацию. Она может оказывать разного рода услуги по гос. заданию. Финансирование...
Adblock detector