Сколько хранятся расчетные ведомости по заработной плате

Сколько хранятся расчетные ведомости по заработной плате

По основной деятельности

Присланные для сведения — до минования надобности

По личному составу

О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках — 5 лет

по административно-хозяйственным вопросам

При отсутствии годовых — постоянно

При отсутствии квартальных — постоянно

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;
приложения, пояснительные записки к ним

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады)
к годовым балансам и отчетам

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

Документы (протоколы, акты, заключения)
о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов

Квартальные — 5 лет

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

5 лет после снятия с учета

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
(пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

При отсутствии годовых -постоянно

При отсутствии квартальных — 5 лет

Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения)
о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней.

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)
об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним

При отсутствии годовых -постоянно

Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)
о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,
в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

Бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)

При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

Первичные документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.).

Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)

При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах
между организациями

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности
(об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)

Переписка о выдаче и возврате ссуд

Документы (справки, акты, обязательства, переписка)
о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения)
о переоценке основных фондов, определении износа основных средств,
оценке стоимости имущества организации

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене,
приеме-передаче векселей

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные),
договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)

5 лет после истечения срока действия договора (соглашения).

Договоры о материальной ответственности

5 лет после увольнения материально-ответственного лица

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости)
об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений,
товарно-материальных ценностей

При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

Лицевые счета работников

Положения о премировании работников

Эти документы хранятся пять лет после замены новыми

Документы (сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости)
на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат;
доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)

Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения.

При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет

Переписка о выплате заработной платы.

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов.

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий.

Читайте также:  Приватизация земельного участка через мфц

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности

Документы (заявления, решения, справки, переписка)
об оплате учебных отпусков

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

    Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

    В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

    I и IV разделы

    Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

    Учет кадровых документов (I)

    Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

    Период сохранения документации:

    1. 1 год:
      • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
      • данные лиц, не принятых на работу;
      • графики предоставленных отпусков.
      • 3 года:
        • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
        • записи о трудовой дисциплине;
        • 5 лет:
          • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
          • выписки по улучшению условий и охраны труда;
          • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
          • данные о командировках;
          • 75 лет:
            • характеристики и личные карточки сотрудников;
            • трудовые договоры работников;
            • 50 лет (до востребования владельцем):
              • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
              • Постоянно:
                • коллективные договоры;
                • личные дела руководителей.

                Бухгалтерские документы(IV)

                К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

                Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

                В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

                Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

                Общепринятые периоды хранения:

                • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
                • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
                • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

                Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

                Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

                Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

                Читайте также:  Концепция развития публичной нефинансовой отчетности
                Вид документа Срок хранения Примечание
                Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
                по основной деятельности постоянно присланные для сведения – до минования надобности
                по личному составу 75 лет ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
                по административно-хозяйственным вопросам 5 лет
                Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
                сводные годовые постоянно
                годовые постоянно
                квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
                месячные 1 год при отсутствии квартальных – постоянно
                передаточные, разделительные,
                ликвидационные балансы;
                приложения, пояснительные записки
                к ним
                постоянно
                аналитические документы (таблицы,
                записки, доклады) к годовым
                балансам и отчетам
                Постоянно
                переписка об утверждении и
                уточнении балансов и отчетов
                5 лет
                документы (протоколы, акты,
                заключения) о рассмотрении и
                утверждении балансов и отчетов
                постоянно квартальные — 5 лет
                сообщения (свидетельства) о
                постановке на учет в налоговых
                органах
                5 лет после снятия с учета
                отчеты по перечислению денежных
                сумм по государственному и
                негосударственному страхованию
                (пенсионному, медицинскому,
                социальному, занятости)
                постоянно
                Отчеты по налогам:
                годовые постоянно
                квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
                месячные 1 год при отсутствии квартальных – 5 лет
                документы (расчеты, справки,
                таблицы, сведения) о начисленных
                и перечисленных суммах налогов в
                бюджеты всех уровней.
                Переписка о разногласиях по
                вопросам налогообложения,
                взимания акцизных и других сборов
                5 лет ЭПК
                документы (расчеты, сведения,
                заявления, решения, списки,
                ведомости, переписка) об
                освобождении от оплаты по
                налогам, предоставлении льгот,
                кредитов, отсрочек уплаты или
                отказе в ней по налогам, акцизным
                и другим сборам
                5 лет ЭПК
                документы о зачислении налоговых
                поступлений в бюджеты разного
                уровня и во внебюджетные фонды,
                задолженности по ним
                5 лет
                Отчеты об исполнении сметы расходов:
                сводные годовые Постоянно
                годовые Постоянно
                квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
                Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
                синтетические, аналитические,
                материальные счета бухгалтерского
                учета
                5 лет
                документы (планы, отчеты,
                протоколы, акты, справки,
                докладные записки, переписка) о
                проведении документальных ревизий
                финансово-хозяйственной
                деятельности,
                контрольно-ревизионной работе, в
                том числе проверке кассы,
                правильности взимания налогов и
                др.
                5 лет в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
                бухгалтерские учетные регистры
                (главная книга, журналы-ордера
                разработочные таблицы и др.)
                5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
                первичные документы и приложения
                к ним, зафиксировавшие факт
                совершения хозяйственной операции
                и явившиеся основанием для
                бухгалтерских записей (кассовые,
                банковские документы, корешки
                банковских чековых книжек,
                ордера, табели, извещения банков
                и переводные требования, акты о
                приеме, сдаче, списании имущества
                и материалов, квитанции, корешки
                к ним, счета-фактуры, накладные
                и авансовые отчеты и др.).
                Документы о приеме выполненных
                работ (акты, справки)
                5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
                документы (акты, сведения,
                переписка) о взаимных расчетах и
                перерасчетах между организациями
                5 лет
                переписка о
                финансово-хозяйственной
                деятельности (об учете фондов, о
                наложении взысканий, штрафов,
                приеме, сдаче, списании
                материальных ценностей и др.)
                переписка о выдаче и возврате
                ссуд
                5 лет
                документы (справки, акты,
                обязательства, переписка) о
                дебиторской и кредиторской
                задолженности, недостачах,
                растратах, хищениях
                5 лет
                гарантийные письма 5 лет
                документы (протоколы, акты,
                расчеты, заключения) о переоценке
                основных фондов, определении
                износа основных средств, оценке
                стоимости имущества организации
                постоянно
                документы (заявления,
                распоряжения, справки-графики,
                акты) об оплате, размене,
                приеме-передаче векселей
                постоянно
                договоры, соглашения (кредитные,
                хозяйственные, операционные),
                договоры имущественного
                страхования, с аудиторами
                (аудиторскими фирмами)
                5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
                договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица
                документы (протоколы заседаний
                инвентаризационных комиссий,
                ведомости) об инвентаризации
                основных средств, имущества,
                зданий и сооружений,
                товарно-материальных ценностей
                5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
                документы (счета, справки,
                переписка и др.) по финансовым
                вопросам благотворительной
                деятельности
                5 лет ЭПК
                По учету кадров, оплаты труда и т.п.
                лицевые счета работников 75 лет ЭПК
                положения о премировании работников 5 лет ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
                документы (сводные расчетные
                (расчетно-платежные) ведомости
                (табуляграммы) на выдачу
                заработной платы, пособий,
                гонораров, материальной помощи и
                др. выплат; доверенности на
                получение денежных сумм и
                товарно-материальных ценностей, в
                том числе аннулированные
                доверенности)
                5 лет Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При
                отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
                переписка о выплате заработной
                платы;
                сведения, справки о совокупном
                доходе работников за год и уплате
                налогов;
                сведения об учете фондов, лимитов
                заработной платы и контроле за их
                распределением, о расчетах по
                перерасходу и задолженности по
                заработной плате, об удержании из
                заработной платы, из средств
                социального страхования, о
                выплате отпускных и выходных
                пособий;
                документы (копии отчетов,
                заявления, списки работников,
                справки, выписки из протоколов,
                заключения) о выплате пособий,
                оплате листков нетрудоспособности
                5 лет
                документы (заявления, решения,
                справки, переписка) об оплате
                учебных отпусков
                до минования надобности, но не менее 5 лет
                Книги, журналы, карточки учета:
                ценных бумаг постоянно
                основных средств (зданий, сооружений) 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
                приходно-расходных кассовых
                документов (счетов, платежных
                поручений)
                5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
                хозяйственного имущества;
                вспомогательные, контрольные
                (транспортные, грузовые, весовые
                и др.)
                5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
                депонированной заработной
                платы
                5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
                реализации товаров, работ,
                услуг, облагаемых и не облагаемых
                налогом на добавленную стоимость
                5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
                депонентов по депозитным
                суммам; доверенностей
                5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
                Читайте также:  Демонтаж перегородки между кухней и комнатой

                Любая организация, ведущая какую-либо экономическую деятельность, в обязательном порядке должна вести кадровый учет работников и ежемесячно оформлять соответствующие документы по начислению заработной платы и других выплат. К таким выплатам могут относиться разнообразные командировочные и суточные, отпускные и больничные выплаты, взносы в страховые, пенсионные и налоговые фонды, окладная и премиальная части заработной платы. Вести учет такой документации необходимо с первого дня создания организации и до момента прекращения деятельности.

                Учет документации

                В соответствии с нормами законодательства Российской Федерации, такие документы могут иметь различный срок хранения в архиве. Соблюдать срок хранения документов по заработной плате чрезвычайно важно, так как такие бумаги могут потребоваться в различных ситуациях. Например, при вычислении положенного работнику объема ежемесячных пенсионных выплат, различных льгот, компенсаций и других социальных выплат. Организации должны самостоятельно обеспечивать должный учет и хранение всей производимой документации, как установлено в перечне типовых управленческих документов. Несоблюдение правил и сроков хранения грозит юридическим лицам существенными штрафами.

                Сроки хранения

                Если перейти к конкретным срокам хранения документации по заработной плате и прочим выплатам, то они могут составлять от 50 до 75 лет. В течение 75 лет организации должны хранить следующие документы:
                • лицевые счета работников;
                • документы на выдачу заработной платы, гонораров и пособий;
                • документы на все другие выплаты работникам.

                Изменения в архивном деле

                В 2016 году президент Российской Федерации подписал указ о важных изменениях в архивном деле, положения которого коснулись и сроков хранения документов по заработной плате. После вступления закона в силу, все архивные документы по денежным выплатам личному составу организаций, сформированные после 2003 года, подлежат хранению в течение 50 лет. То есть, вышеуказанные сроки хранения зарплатной документации на протяжении 75 лет действуют только для архивных дел, сформированных до 2003 года. Также важно отметить, что в связи с этими законодательными изменениями, срок хранения документов теперь отсчитывается не с момента увольнения сотрудника из организации, а с момента создания дела на этого работника. Весь массив архивных документов по заработным платам при сдаче на хранение теперь следует делить на две части: на документы, сдаваемые на 75 лет, и документы, сдаваемые на 50 лет.

                Ссылка на основную публикацию
                Сколько сейчас пособие по потере кормильца
                В случае утраты близкого человека, страдают лица, которые находились у него на содержании. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах...
                Сколько лет сидят за убийство человека
                Убийство по неосторожности – достаточно сложное преступление, факт которого доказать весьма сложно. Для него предусмотрена отдельная статья Уголовного кодекса –...
                Сколько лет учатся на заочке
                Содержание статьи Что такое заочная форма обучения в вузах: особенности, плюсы и минусы Куда пойти заочно учится Что такое контрактная...
                Сколько сигарет можно ввозить в россию
                Желание привезти из поездки за границу знакомым и родственникам какой-нибудь подарок вполне объяснимо. Но подходить к подбору и количеству сувениров...
                Adblock detector