Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

Авансовый отчет: пять заблуждений бухгалтера

Работники компаний периодически отправляются в командировки или приобретают для организации различные товары. Подотчетное лицо отчитывается в бухгалтерию и составляет авансовый отчет. Иногда бухгалтеры для перестраховки требуют с подотчетников необязательные документы. В данной статье рассмотрим распространенные заблуждения, касающиеся авансовых отчетов.

Заблуждение № 1. Товарный чек — обязательный документ

Совершая покупку за наличку, подотчетное лицо обычно получает кассовый чек. С недавнего времени большинство продавцов при наличных расчетах обязаны выдавать чеки онлайн-кассы.

Не стоит забывать, что несколько категорий налогоплательщиков освобождены от использования онлайн-касс и по-прежнему выдают бланки строгой отчетности (Федеральный закон от 27.11.2017 № 337-ФЗ).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Кассовый чек относится к документам, подтверждающим оплату. Но современные чеки вполне могут заменить товарные чеки или накладную.

В настоящее время все кассовые чеки должны содержать ряд обязательных реквизитов, среди которых наименование товара (ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если в кассовом чеке прописан вид и количество товара, товарный чек не нужен. Ведь в таком случае товарный чек по сути дублирует содержание кассового.

Если же продавец работает без кассового аппарата, он должен выдать бланк строгой отчетности или товарный чек.

Обратите внимание, чтобы в товарном чеке была расшифровка наименований товаров. Недостаточно написать «канцтовары», следует перечислить их виды.

Заблуждение № 2. Нельзя выдавать новый аванс, если не погашен предыдущий

Действительно, такой порядок действовал еще год назад. Бухгалтер не имел права выдать деньги в подотчет, если работник не сдал оставшуюся сумму по ранее выданному авансу.

С 19.08.2017 в подотчет можно выдавать несколько авансов одному сотруднику, даже если он не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

До внесения изменений в Указания ЦБ РФ выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата для организации наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение работы с денежной наличностью.

Важно! Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги. На какой срок выдавать деньги, законодательно не установлено, эти сроки утверждаются внутренними документами компании. Остаток аванса по командировке нужно вернуть в течение трех рабочих дней после возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Несмотря на то что закон не запрещает выдавать несколько авансов, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. ИФНС и ФСС могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 ). Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно.

Заблуждение № 3. НДС по билетам нельзя взять к вычету без счета-фактуры перевозчика

Все бухгалтеры знают: чтобы принять НДС к вычету, нужен счет-фактура. Как же быть с билетами, которые приобретают командированные работники? Ведь к билетам счет-фактура не прилагается.

НДС по билетам компания вправе взять к зачету без счета-фактуры. Но для этого должно соблюдаться условие: сумма налога должна быть прописана в билете (письма Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-11/01 и от 26.02.2016 № 03-07-11/11033, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом фразы «в том числе НДС» недостаточно. Из билета должно быть сразу видно, чему равен налог.

В книгу покупок в графу «номер счета-фактуры» заносится номер билета и дата его покупки.

Заблуждение № 4. Деньги можно выдать только на основании заявления работника

Деньги в подотчет работнику выдаются из кассы либо перечисляются на карту.

Еще год назад выдать аванс на хозяйственные нужды или командировку кассир мог только на основании заявления работника. С 19.08.2017 возможности для выдачи денег расширились. В Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У были внесены поправки, согласно которым выдать деньги в подотчет можно по распорядительному документу.

Таким образом, требовать с сотрудника заявление не обязательно.

Выдать деньги в подотчет можно, если есть хотя бы один из документов:

  • заявление работника;
  • распоряжение руководителя (приказ).

Заблуждение № 5. Налоговики снимут затраты по командировке, если отсутствует служебное задание и командировочное удостоверение

Чтобы списать затраты на командировку, нужны подтверждающие документы. Билеты, чеки, счета за гостиницу — эти документы подтвердят потраченные суммы.

Также многие привыкли оформлять для командированного сотрудника командировочное удостоверение и служебное задание. В командировочном удостоверении работник должен также поставить отметки принимающей стороны. Однако с 2015 года это вовсе не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Для поездок в командировку не требуется ни командировочное удостоверение, ни служебное задание (расходы по командировкам можно принять без этих документов). Работник командируется на основании приказа руководителя. А даты фактического нахождения в командировке бухгалтер может определить по проездным билетам.

Читайте также:  Моральный вред причиненный преступлением

Если организация по-прежнему выдает командировочные удостоверения — это не является ошибкой. Главное закрепить весь документооборот во внутренних актах компании.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Работнику, направленному в командировку, работодатель должен выплатить суточные, а также возместить стоимость проезда до места назначения и обратно, проживание и иные расходы, оплаченные с ведома работодателя (ст.168 ТК РФ). Для этого работник должен составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы (билеты, чеки из гостиницы и др.).

Срок оформления авансового отчета

По общему правилу после возвращения у работника есть 3 рабочих дня, чтобы составить авансовый отчет и передать его в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими расходы в командировке (п.26 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). На их основании бухгалтер определяет, какая именно сумма подлежит возмещению с учетом ранее выданного работнику аванса.

Такой же срок установлен и порядком ведения кассовых операций. Авансовый отчет и прилагающиеся документы должны быть представлены работодателю в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который деньги были выданы, или со дня выхода на работу сотрудника (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Вместе с тем, не всегда работник может представить авансовый отчет сразу после возвращения. К примеру, если на следующий день или через день после завершения командировки он оказался на больничном. При таких обстоятельствах срок сдачи отчета сдвигается – на период болезни. То есть если, к примеру, работник вернулся из командировки 19.03.2019, вышел на работу 20.03.2019 и не сдал авансовый отчет, а с 21.03.2019 по 25.03.2019 был на больничном, значит, для представления авансового отчета в бухгалтерию у него остается 2 дня – 26.03.2019 и 27.03.2019.

Но бывает, что сотрудники не сдают авансовые отчеты вовремя и без уважительных причин.

Последствия поздней сдачи авансового отчета

Может ли работодатель отказать работнику в возмещении командировочных расходов, если тот представил авансовый отчет и подтверждающие документы позже срока? Нет, не может. Право работника получить возмещение установлено ТК. И нарушение срока сдачи авансового отчета не может являться основанием для невыплаты возмещения.

Отметим, что из-за несвоевременной сдачи отчета будет нарушен порядок ведения кассовых операций. Однако штраф за это работодателю не грозит.

Статьи о бухучете и справочная информация

Срок сдачи авансового отчета

2017 год ознаменовался тем, что в Указания ЦБ РФ № 3210-У были внесены существенные изменения. И в первую очередь они коснулись процедуры взаиморасчетов с подотчетниками. Рассмотрим, каковы сроки отчета по подотчетным суммам.

Когда отчитываться

Отчетность за расходование авансовых денег производится при помощи АО. Он может быть оформлен как по унифицированной форме № АО-1 (распоряжение Госкомстата России № 55 от 01.08.2001), так и в произвольном порядке, установленном в учреждении при условии соблюдения положений п. 2 402-ФЗ от 06.12.2011.

Не имеет значения, получил работник авансовую сумму наличными или же перечислением на карту, составлять АО он должен в любом случае в отведенный для этого трехдневный период.

Срок отчета по подотчетным суммам 2018 года — 3 рабочих дня.

Если подотчетное лицо не отчиталось вовремя

То, на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу, а также сроки отчетности и возврата по неизрасходованным суммам должны быть закреплены и утверждены отдельным приказом руководителя организации. Если не определить эти даты специальным распоряжением, то уполномоченное лицо будет обязано отчитаться в день выдачи денег подотчет (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Выданные на хозяйственные нужды суммы — это дебиторская задолженность работника перед предприятием. Она погашается в момент предоставления подотчетником АО с первичными оправдательными документами и возвращения неиспользованного остатка в кассу (указания Госкомстата № 55 от 01.08.2001).

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Согласно ст. 137 ТК РФ, бухгалтер имеет право удержать величину задолженности из заработной платы сотрудника и вернуть ее после сдачи и принятия АО. Для этого руководитель должен издать специальное распоряжение об удержании, но не позднее одного месяца с момента образования долга.

В тех случаях, когда аванс не погашен в связи с тем, что срок исковой давности по подотчетным суммам истек или же работодатель простил дебиторскую задолженность работнику, днем получения сотрудником учреждения доходности в виде невозвращенных денежных средств, выданных подотчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или же дата принятия соответствующего решения (письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Следовательно, невозвращенный аванс будет облагаться, согласно п.1 ст. 224 НК РФ, по ставке НДФЛ в 13 %.

Читайте также:  Вопрос по сроку вступления в наследство

Вход на сайт

Командировка – это поездка сотрудника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению руководителя предприятия.

Авансовый отчет

В командировку может быть направлен только тот сотрудник, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Не могут быть направлены в командировку:

— работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т.п., а также профессиональных спортсменов).

— сотрудники, работающие по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой).

Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст.259 ТК РФ):

— женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

— работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

— работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки. Сроккомандировки работников определяется руководителем предприятия.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение командировочных расходов.

Командированному сотруднику оплачиваются:

1 — расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. В случае, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение, расходы на проживание не возмещаются;

2 — расходы по проезду к месту командировки и обратно – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами;

3 – суточные – за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда). При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Размер суточных устанавливает своим приказом руководитель предприятия, однако он не может быть меньше размера суточных, установленных для бюджетных организаций (при командировке на территории РФ) – 100 руб. При поездке за границу лимит определяется в зависимости от страны.

4 — другие расходы (например, оплата услуг связи или почты), произведенные с разрешения или ведома руководителя.

Перед командировкой оформляются (на типовых бланках):

− служебное задание для направления в командировку;

− приказ о направлении сотрудника в командировку;

После возвращения из командировки оформляются (на типовых бланках):

− отчет о командировке;

− авансовый отчет. Срок представления авансового отчета – 3 дня после возвращения.

Дата добавления: 2014-01-06; Просмотров: 132; Нарушение авторских прав?;

О расчетах по подотчетным суммам в микропредприятиях

Порядок оформления расчетов с подотчетными лицами по авансам, выданным в подотчет, в микропредприятиях ничем не отличаются от общеустановленного порядка.

Срок сдачи авансового отчета

Тем не менее, особенностью расчетов по подотчетным счетам в микропредприятиях является то обстоятельство, что количество подотчетных лиц не велико, обычно подотчетным лицом выступает только сам руководитель микропредприятия, если микропредприятие является юридическим лицом.

Если микропредприятием является индивидуальный предприниматель, то предпринимателю нет смысла выдавать самому себе авансы под авансовый отчет и, как следствие, вести расчеты по подотчетным суммам с самим собой. В случае с ИП выдача авансов под отчет и соответственно ведение расчетов по подотчетным суммам возможна только в отношение наемных работников (по трудовым договорам) или агентов (по гражданским договорам) ИП.

Тем не менее, для правильности оформления расчетов по подотчетным суммам нужно придерживаться существующих правил и требований.

В микропредприятиях, как правило, отсутсвует должность кассира и поэтому выдачу наличных денежных средств в качестве аванса под отчет производит руководитель микропредприятия, который является и кассиром и распорядителем банковских счетов микропредприятия.

Способы выдачи авансов под отчет

    Сейчас существует 2 способа выдачи авансов под отчет:
  • выдача наличных денежных средств из кассы организации;
  • перевод денежных средств на корпоративную карту или карты, владельцами которых могут быть как руководитель микропредприятия, так и уполномоченные им работники и/или агенты, с помощью которой они могут осуществлять оплату необходимых товаров и услуг.
  • В первом случае оформляется расходный кассовый ордер, во втором — платежное поручение на перевод денежных средств с расчетного банковского счета на счет корпоративной карты.

    Проверить состояние расчетов по предыдущему авансу

    Перед выдачей аванса необходимо обязательно проверить состояние расчетов по предыдущему выданному авансу под отчет, т.е. проверить получало ли ранее подотчетное лицо подотчетные суммы и был ли надлежаще оформлен и представлен на утверждение авансовый отчет и произведены ли по этому авансовому отчету соответствующие расчеты (в случае перерасхода по авансовому отчету — выдана ли переплата, а в случае остатка по авансовому отчету — возвращен ли остаток).

    Читайте также:  Проверка нотариальной доверенности на подлинность официальный сайт

    То есть, на момент выдачи нового аванса под отчет, расчеты по предыдущему авансу должны быть обнулены.

    Обратите внимание, это правило касается и средств, выданных под отчет руководителю микропредприятия. Если по ним наступил срок отчета, а отчета нет — новые суммы под отчет выдавать нельзя.

    Если нет отчета по выданной сумме, то велика вероятность признания этой суммы доходом физического лица. Тогда могут возникнуть претензии со стороны налогового органа по факту неудержания и неперечисления НДФЛ, а за это нарушение предусмотрена ответственность: штраф по ст. 123 Налогового кодекса РФ.

    Оптимальный срок выдачи аванса под отчет

    Оптимальным сроком отчета по авансам, выданным под отчет в микропредприятиях, является один месяц для руководителя и недельный или 10-дневный срок для других работников микропредприятия, уполномоченных на получение подотчетных сумм.

    Заявление на получение подотчетных сумм

    После проверки состояния расчетов с подотчетным лицом по предыдущему выданному ему авансу под отчет, подотчетное лицо оформляет заявление о выдаче нового аванса под отчет. Итак, в нем нужно указать:

    Унифицированной формы такого заявления нет, но есть требования к содержанию такого заявления, установленные самим Центральным банком России (пп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У).

      В заявлении нужно указать:

  • размер суммы, которая необходима под отчет (числом и расшифровать прописью);
  • назначение этой суммы, т.е. указать цели расходования подотчетной суммы;
  • срок, на который выдаются подотчетные деньги;
  • дату составления.
  • Заявление должно быть завизировано руководителем микропредприятия (либо иным лицом, уполномоченным на основании соответствующей доверенности от руководителя подписывать такие заявления от имени микропредприятия).

    Рекомендуется разработать типовую форму заявления и снабдить бланками этой формы подотчетных лиц.

    Еще раз обратите внимание, деньги под отчет можно выдать не только работнику микропредприятия, но и физическому лицу, с которым у микропредприятия заключен гражданско-правовой договор, например агентский. При этом никакой разницы в оформлении заявления и последующих документов нет.

    Авансовый отчет

    Авансовый отчет — это отчет с приложением оправдательных документов об использовании аванса для выполнения определенного служебного поручения.

    Авансовый отчет является основанием для расчетов с подотчетным лицом.

    В настоящее время форма авансового отчета может быть разработана самостоятельно или в качестве формы можно взять бланк авансового отчета, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55. Форма авансового отчета утверждается руководителем микропредприятия в приложении к локальному положению об учетной политике.

    Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить и представить на утверждение авансовый отчет об израсходованных денежных средствах с приложением документов, подтверждающих эти расходы.

    Подотчетные лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить на проверку и утверждение авансовый отчет.

      Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

  • подтверждающие документы прилаются в оригинале;
  • по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
  • по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного аванса в соответствии с заявление подотчетного лица на выдачу аванса.
  • Расчеты по авансовому отчету

    После проверки и утверждения авансового отчета суммы, израсходованные по авансовому отчету, списываются в установленном порядке с обязательств подотчетного лица.

    Если из выданного аванса было потрачено меньше, чем получено, то остаток подотчетных сумм по авансовому отчету подлежит возврату в кассу организации на основании приходного кассового ордера.
    В случае невозврата эта сумма удерживается с подотчетного лица.
    Если подотчетное лицо является работником микропредприятия — то невозращенный остаток удерживается из заработной платы работника.
    Если подотчетное лицо является представителем контрагента — то из суммы вознаграждения контрагенту.

    Если из выданного аванса наоборот было потрачено больше, чем получено и сумма расходов признана обоснованной, то перерасход подотчетных сумм по авансовому отчету выплачивается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру из кассы микропредприятия.

    Таким образом, расчеты по выданному авансу под отчет, должны быть обнулены.

    Для микроорганизаций, штат которых не превышает 1-5 человек, характерны расчеты по подотчетным суммам только с руководителем микропредприятия.

    В этом случае руководитель микропредприятия выступает одновременно и в роли кассира и в роли бухгалтера и в роли подотчетного лица и получается, что сам себе выдает аванс под отчет, сам составляет авансовый отчет, сам его же проверяет и утверждает и производит расчеты сам с собой.

    Пусть это не смущает. Важно, чтобы документы, связанные с подотчетными суммами, были. Это — раз. И чтобы они были правильно оформлены, соблюдены необходимые сроки и произведены расчеты. Это два.

    Ссылка на основную публикацию
    Срок камеральной проверки по налогу на имущество
    На камералку налоговикам отводится максимум 3 месяца со дня, следующего за днем представления деклараци Этот срок не может быть продлен...
    Справка с места работы для опеки образец
    Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления...
    Справка форма 2 для военкомата
    ГАРАНТ: См. данную форму в редакторе MS-Word Приложение N 2к Перечню (п. 3) * Справка регистрируется в журнале учета служебных...
    Срок назначения судебного заседания в арбитражном суде
    1. Арбитражный суд первой инстанции после принятия заявления к производству выносит определение о подготовке дела к судебному разбирательству и указывает...
    Adblock detector