Сроки выплаты командировочных расходов

Сроки выплаты командировочных расходов

Статья опубликована в журнале "Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии" № 6 декабрь 2013 г.

О.Н. ГРАФКИН, Е.В. МЕЛЬНИКОВА,
эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ

Аннотация. Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые изложены в статье и которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.

Ключевые слова: служебные командировки, командировочные расходы, компенсация расходов, средний заработок.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки определены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее – Положение № 749).

Для оформления командировки применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Так, согласно п. 6 Положения № 749 руководитель утверждает служебное задание (форма Т-10а), в котором должна быть определена цель командировки работника.

Работодатель также оформляет приказ (распоряжение) о направлении в командировку (формы Т-9 и Т-9а). В приказе указывается срок командировки. Согласно п. 4 Положения № 749 срок командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. При этом время командировки складывается из фактического времени пребывания в месте командировки и времени в пути. Это следует из п. 9 Положения № 749.

Кроме того, на работника оформляется командировочное удостоверение (форма Т-10), подтверждающее срок его пребывания в командировке на территории РФ (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (п. 7 Положения № 749). По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи, определяется фактический срок пребывания в месте командирования.

Отметим, что согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (см. письма от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1; от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1; от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1), а также Министерства труда и социальной защиты РФ (письмо от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) с 1 января 2013 г. формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1, на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ) не являются обязательными для использования в коммерческих организациях. В то же время полагаем, что организация может продолжать их использовать (или утвердить свои формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно с учетом требований Закона № 402-ФЗ).

В соответствии с п. 4 Положения № 749 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 ч включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ, пп. 12 и 26 Положения № 749 в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на основании авансового отчета с приложением документов, подтверждающих эти расходы.

Таким образом, для возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно работник обязан представить проездные документы, которые должны быть связаны со служебной командировкой.

Как уже было отмечено, в соответствии с п. 4 Положения № 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Однако, если в течение данного срока предполагается осуществление работником трудовой деятельности в выходные и нерабочие праздничные дни, а также если день отъезда или приезда сотрудника из командировки приходится на такие дни, работодатель обязан соблюдать порядок привлечения сотрудника к работе в выходные и праздничные дни, установленный ст. 113 ТК РФ. Это связано с тем, что выходные и праздники относятся ко времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 и 107 ТК РФ).

Поскольку работнику гарантируется сохранение за ним среднего заработка только за дни нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в организации (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения № 749), то возвращение сотрудника из командировки, приходящееся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается в соответствии с трудовым законодательством (п. 5 Положения № 749). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день работникам, получающим оклад (должностной оклад), оплачивается в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Часть третья данной статьи также предусматривает, что, по желанию работника, ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня или праздника, в который он привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а сам день отдыха оплате не подлежит.

Таким образом, если работник возвратился из командировки в выходной день по инициативе работодателя или когда работник возвратился из командировки в выходной день по причине задержки в пути, дни отдыха сотруднику, работавшему в командировке в свои выходные дни, предоставляются только в том случае, если от него поступит соответствующее заявление. В противном случае работодатель обязан оплатить его работу в эти дни в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени, или в одинарном размере, если работа производилась в пределах этой нормы.

Рассмотрим ситуацию, когда работник возвратился из командировки в выходной день по своей инициативе.

Полагаем, что работодатель имеет право отказать работнику в компенсации только в том случае, если есть веские основания полагать, что произведенные расходы не связаны с командировкой.

Если работодатель знал о том, что работник вернется из командировки позже даты, изначально указанной в приказе, и не возражал против этого, он в любом случае обязан произвести компенсацию расходов работника на обратный проезд. Ведь в такой ситуации у работодателя нет оснований говорить о том, что проездной документ не связан с командировкой. Расходы на возвращение из места командировки к месту постоянной работы производятся в любом случае, в какой бы день работник ни возвращался.

Если же работник изменил срок возвращения из командировки самовольно, не обосновал уважительность причин задержки и невозможность предупреждения работодателя об этом, проездные документы, датированные числом, не совпадающим с периодом командировки, работодатель вправе признать не связанными с командировкой и не возмещать расходы по ним работнику.

Допустим, что работник не согласовал с работодателем изменение даты возвращения из командировки, представил проездные документы, датированные следующим календарным днем после даты возвращения из командировки, указанной в приказе. На наш взгляд, в этом случае работодателю следует выяснить, имелись ли у работника причины для задержки в месте командировки и для несообщения работодателю об этом, оценить их обоснованность и уважительность и после этого принять решение, возмещать или не возмещать расходы по обратному проезду на основании представленного билета.

Следует отметить, что аналогичные случаи также анализировались с позиций налогового законодательства. Обращаем внимание, что выводы Минфина России и судебных инстанций, сделанные в рамках исследования налоговых правоотношений, напрямую к трудовым отношениям не применяются. Возможно, эти сведения будут полезны при общении с контролирующими органами.

Читайте также:  Опасный уровень шума для человека

Как следует из письма Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246, в случае если работник остается в месте командировки на один или несколько дней за свой счет, возвращается из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов или отпуска или выезжает на место командировки ранее установленного срока (в том числе в счет использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов или отпуска), расходы по проезду к месту командировки подлежат возмещению работнику в рамках гарантий, предусмотренных ТК РФ.

Однако в более поздних письмах Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74 и от 22.09.2009 № 03-04-06-01/244 представлена противоположная точка зрения: если работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, используя выходные дни, оплата его проезда от места нахождения в эти дни до места работы не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. При этом Минфин России посчитал, что оплата билета с датой прибытия, наступающей после окончания срока командировки, обозначенного в соответствующем приказе, является доходом работника в натуральной форме. Его стоимость облагается НДФЛ на основании ст. 211 НК РФ.

Вместе с тем позднее была представлена следующая позиция Минфина России: если сотрудник останется в месте командировки на один или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (письма Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234, от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111).

Отметим, что ФАС Уральского округа в постановлениях от 04.05.2007 № Ф09-3119/07-С2 и от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2 пришел к выводу, что действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат выбытия из командировки и выезда из места командировки в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2006 № А56-14268/2005, Арбитражного суда Пермской области от 25.10.2005 № А50-19770/2005-А16 (в деле фигурировало заявление подотчетного лица на имя руководителя организации с просьбой о возвращении за пределами указанных в командировочном удостоверении сроков).

С другой стороны, обращает на себя внимание постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.11.2005 № Ф04-7920/2005(16655-А27-19), предметом рассмотрения которого стала аналогичная ситуация: работник в качестве оправдательных документов приложил к авансовому отчету проездные документы, датированные более поздним числом, чем дата командировки. Арбитражный суд пришел к выводу, что представленный работником проездной документ не относится к соответствующей командировке и не признал оплату работодателем проездного документа компенсацией командировочных расходов.

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему, помимо сохранения места работы (должности) и возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, гарантируется сохранение среднего заработка.

Пунктом 9 Положения № 749 определено, что средний заработок сохраняется за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Причем сохраняется он за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, т.е. по месту постоянной работы.

Если учитывать то обстоятельство, что работник принял решение самостоятельно возвратиться из командировки в выходной день, то нет оснований и для оплаты ему в двойном размере времени работы за этот день по правилам ст. 153 ТК РФ.

Список литературы

  1. Об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
  2. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
  3. Об использовании негосударственными организациями первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно: письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.
  4. О заполнении личной карточки работника: письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1.
  5. О требованиях к оформлению первичных документов: письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.
  6. О применении форм первичных учетных документов в связи с вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете": письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617.
  7. О налогообложении налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки: письмо Минфина России от 22.09.2009 № 03-04-06-01/244.
  8. Письмо Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246.
  9. Письмо Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.
  10. Письмо Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456.
  11. ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

Статьи, обзоры, комментарии экспертов

Что считается командировочными расходами

Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.

Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2018 году), которые работодатель обязан возместить:

  • затраты на аренду жилого помещения;
  • траты на проезд;
  • средний заработок за дни поездки;
  • иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
  • дополнительные траты, связанные с проживанием.

Норма суточных командировочных расходов в 2018 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.

Что нужно для оплаты

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2018, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.

Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.

С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями.

Выплачиваем суточные до отъезда в командировку

Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

Как установить суточные

Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2018 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.

Приказ об утверждении норм командировочных расходов

Положение о командировках (приложение к Учетной политике)

Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации. Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году

Чтобы бухгалтеру правильно рассчитать сумму выплат, следует количество дней пребывания в служебной поездке умножить на утвержденную норму суточных расходов. При подсчете количества дней учитывайте:

  • все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
  • дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
  • дни вынужденного простоя или задержки.

Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.

При направлении работника в однодневную командировку оплата суточных не производится, согласно пункту 11 Постановления Правительства № 749. А вот транспортные затраты возмещаются.

В КОМАНДИРОВКУ — БЕЗ АВАНСА

О.А. Пономарева,
начальник отдела кадров

Письмо Минфина России от 20.10.2017 № 02-06-05/68733 (далее — Письмо № 02-06-05/68733) разъясняет особенности предоставления отчетов государственных служащих, отправленных в командировку без аванса. На практике указанное письмо применяется при недостаточных суммах аванса и не только федеральной госслужбой (далее — служба), но и региональными органами власти, а также органами местного самоуправления в отношении муниципальных служащих.

Трудовое законодательство

Возмещение расходов, связанных с командировкой, гарантировано статьей 167 Трудового кодекса РФ.

Читайте также:  Садовые участки многодетным семьям в москве

Нормы суточных в командировке в 2018 году

Трудовое законодательство не предусматривает для работодателя возможности обязать работника осуществлять какие-либо расходы за свой счет. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, могут быть определены коллективным договором, а также локальным нормативным актом.
Однако и коллективный договор, и локальный нормативный акт можно применять только в том случае, если иное не установлено непосредственно ТК РФ, а также другими нормативными правовыми актами РФ (далее — НПА).
Так, согласно статье 168 ТК РФ для государственных (муниципальных) служащих порядок и размеры возмещения командировочных расходов определены НПА органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления.
Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих (далее — служащий) утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (далее — Порядок № 813). По остальным моментам работодатели обязаны применять Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).
Соответственно, коллективные договоры и локальные нормативные акты в отношении служащих не должны противоречить порядкам и размерам возмещения командировочных расходов, установленным региональными (муниципальными) НПА, а также Порядком № 813 и Положением № 749.
Однако в них могут быть прописаны случаи, не рассмотренные в указанных актах.

Основные моменты Порядка № 813

В соответствии с Порядком № 813 при направлении служащего в командировку ему гарантировано сохранение должности и денежного содержания, а также возмещение расходов.

Проезд к месту командирования и обратно

Расходы на проезд к месту командирования и обратно к постоянному месту прохождения службы включают оплату:

услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;

Максимальный срок командировки по ТК РФ

Командировка по России

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели организация может использовать:

  • деньги, полученные с ее расчетного счета;
  • выручку, поступившую в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:

  • деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
  • сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.

Такие правила установлены пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В бухучете выдачу сотруднику аванса на командировку по России отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Пример отражения в бухучете операции по выдаче аванса сотруднику, направленному в командировку по России

ЗАО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в командировку в г. Новосибирск. Срок командировки – с 15 по 18 января. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.

14 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 15 000 руб.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводку:

Дебет 71 Кредит 50
– 15 000 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

Вместо наличных денег (или в дополнение к ним) сотруднику для командировки по России можно выдать корпоративную пластиковую карту или дорожные чеки.

Дорожные чеки являются денежными документами. В бухучете их поступление отразите на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). При покупке дорожных чеков в учете сделайте запись:

Дебет 50-3 Кредит 76

– приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Выдачу дорожных чеков сотруднику отразите так:

Дебет 71 Кредит 50-3

– выданы дорожные чеки сотруднику для оплаты командировочных расходов.

Пример отражения в бухучете операции по выдаче дорожных чеков сотруднику, направленному в командировку по России

Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов выезжает в командировку в г. Челябинск. Срок командировки – с 11 по 14 марта. Для оплаты командировочных расходов Львова организация приобрела в банке дорожные чеки на сумму 20 000 руб.

Чеки оприходованы проводкой:

Дебет 50-3 Кредит 76
– 20 000 руб. – приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

7 марта Львов получил дорожные чеки. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такую запись:

Дебет 71 Кредит 50-3
– 20 000 руб. – выданы Львову дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.

Загранкомандировка

Аванс на загранкомандировку можно выдать в рублях или валюте. Для того чтобы получить наличную валюту, организация может:

– снять деньги со своего валютного счета;

– купить валюту в обслуживающем банке;

– выдать сотруднику деньги для покупки валюты в банке.

Аванс можно выдать и в безналичном порядке, оформив сотруднику пластиковую банковскую карту.

Ситуация: можно ли выдать из кассы аванс на загранкомандировку в валюте?

Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве нет.

Валютным законодательством разрешены расчеты в валюте, связанные с загранкомандировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако нигде не сказано, что расчеты в валюте можно осуществлять через кассу. Более того, в части 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ говорится, что организации-резиденты могут осуществлять расчеты в валюте только через банковские счета. Поэтому при проверке службы, контролирующие проведение валютных операций (например, Росфиннадзор), могут квалифицировать выдачу валютного аванса из кассы как нарушение валютного законодательства (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).

Банк России в письме от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381 высказал мнение о том, что выдача валютного аванса на загранкомандировки из кассы не противоречит валютному законодательству (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Однако в письме от 31 августа 2007 г. № 12-1-5/1970 Банк России изложил противоположную точку зрения. Поскольку операции с валютой должны проводиться через банковские счета, выдача наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку не соответствует законодательству (ч.

Как оформить суточные для командировки

3 ст. 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ). Этот вывод был сделан в отношении иностранного представительства, но его можно распространить и на российские организации. Связано это с тем, что положения части 3 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ действуют как в отношении выплат, произведенных организациями-нерезидентами, так и организациями-резидентами.

ВАС РФ по этой проблеме занял позицию организаций (постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 10840/07). Суд указал, что выдачу сотруднику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства. Это связано с тем, что порядок осуществления валютных операций по выдаче наличной валюты для оплаты командировочных расходов законодательством не установлен. А значит, такие операции можно проводить без ограничений (абз. 2 ч. 2 ст. 5 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ).

Не отрицается возможность выдавать валютный аванс на командировку и Правительством РФ (п. 16 Положения, утвержденного постановлением от 13 октября 2008 г. № 749).

Совет: поскольку вопрос о выдаче валютного аванса из кассы четко не урегулирован законодательством, по возможности лучше выбирать выдачу аванса в рублях или выдачу валюты в безналичном порядке – путем перечисления на пластиковую банковскую карту.

По возвращении из командировки сотрудник составляет авансовый отчет. Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, то оформить документы надо по-особому.

Является ли это нарушением? Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно.

Размер суточных при командировке на один день в 2017-2018 годах

За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП): — административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.; — административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб. Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке: А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях! Также вы можете скачать письмо Минфина, которое упоминалось в статье.

Читайте также:  Отмена возврата денег на карту

Срок выплаты суточных перед поездкой остается на усмотрение работодателя

*** С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.
Суточные При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст.
168

ВниманиеТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п.
11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

В сумму аванса включаются и суточные.

  • Командированный сотрудник отправляется к месту назначения, выполняет производственное задание и возвращается обратно.
  • В течение трех дней после возвращения, работник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие расход документы (чеки, квитанции, счета и прочее).
  • Экономические службы предприятия проверяют авансовый отчет, после чего его утверждает руководитель организации.


Размер суточных контролируется датами приезда и отъезда на проездных документах.

  • Производится окончательный расчет по выданному авансу и фактически затраченным средствам.
  • Оплата служебных командировок и командировочные расходы

    Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы.

    Но в большинстве случаев, командированные сотрудники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.

    ИнфоЕсли в течение трех дней командировка отменяется, аванс должен быть возвращен в кассу предприятия.
    Срок выплаты также ограничивается периодом между оформлением приказа и фактическим отбытием сотрудника.

    Нтвп «кедр — консультант»

    ВажноК возмещению будут приниматься только расходы на проезд.

    Если служебную поездку оплачивает принимающая сторона, то в сумму компенсации будут включаться и суточные.

    В бюджетных учреждениях могут оплачивать только разрешенный законодательно размер суточных.

    Расходы, осуществленные сверхнормы, к возмещению не принимаются.

    За сколько дней до командировки выплачиваются командировочные

    Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования.

    Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке.

    В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении. Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

    • оплата дней, проведенных в командировке;
    • суточные;
    • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

    На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов.

    Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника.

    Командировка – это прекрасная возможность не только заработать больше денег, но и повидать другой город или страну. Главное преимущество такого вида труда – это то, что все затраты оплачивает компания, отправившая своего подчиненного в поездку, а выплата командировочных адекватный и само собой разумеющийся вопрос, беспокоящий многих сотрудников. Частыми возникают конфликты относительно составляющих на основании которых производится подсчет и, конечно же, сроков получения денег.

    Что входит в командировочные расходы?

    Как правило, командировка является инициативой работодателя и потому должна быть полностью им обеспечена.

    Руководитель обязан сохранить за своим подчиненным его рабочее место и компенсировать все возникшие затраты, связанные с поездкой и работой в другом городе.

    В обязательства директора входит:

    • выплатить заработную плату (сумма подсчитывается за все последующие дни пребывания и труда вне территории компании, в том числе и время, затраченное на дорогу);
    • оплатить проживание, питание и другие дополнительные услуги за весь период пребывания в другом городе;
    • выплатить посуточные (доход сотрудника пересчитывается с учетом повышения оплаты);
    • компенсировать другие затраты связанные с рабочими процессами (дорога, услуги переводчика, услуги ресторана и т.д.).

    Оплата расходов связанных с поездкой в командировку

    Согласно нормам, указанным в статье 168 ТК РФ, работодатель должен оплатить все растраты связанные с дорогой и пребыванием в другом городе.

    Для этого составляется специальный командировочный расчет, в котором детально перечисляются все возможные затраты, позволенные компанией. К примеру, в документе может быть указано, что работодатель обязуется оплатить проезд своему подчиненному по факту, но при этом работник может использовать только определенный вид транспорта или стоимость билета не должна превышать допустимой суммы.

    Благодаря поставленным ограничениям работник не сможет воспользоваться ситуацией и заказать билет класса люкс, чтобы «пошиковать» в дороге, а работодатель, в свою очередь, сможет сэкономить средства и избежать неожиданных расходов.

    Какие документы нужны?

    Как бы руководитель не стремился просчитать все возможные расходы и предсказать окончательную сумму, достичь этого просто невозможно, а потому по приезду подчиненный обязан представить отчет с чеками и квитанциями, в случае превышения расходов директор обязан компенсировать.

    Чтобы получить средства нужно представить следующие документы:

    • проезд: билеты (самолет, поезд, автобус), чеки ККТ (такси), документы подтверждающие использование личного авто (в случае, если поездка производится на личном транспорте);
    • помещение: чек ККТ и счет (гостиница), договор аренды (съемное жилье), документ подтверждающий оплату услуг риэлтерской компании;
    • дополнительные расходы: чеки за хранение вещей, питание, пополнение счета (если необходимо производить звонки за границу) и многие другие виды расходов связанных с рабочими вопросами.

    Работодатель обязан компенсировать своему подчиненному все виды затрат, главное чтобы они были подтверждены документально и потрачены на решение задачи, поставленной компанией.

    Налогообложение НДФЛ

    Еще один важный критерий, который учитывается при внесении допустимых расходов от компании – это обложение НДФЛ и страховые взносы. Они могут, как повысить общий расход, так и значительно его уменьшить.

    Итак, согласно ст. 217 НК РФ, ст.20 ФЗ №125 и статье 9 ФЗ №212, налогом не облагается оплата следующих командировочных расходов:

    • покупка билетов для проезда в назначенный пункт и обратно;
    • оплата услуг аэропорта и прочих комиссионных сборов;
    • оплата услуг такси на протяжении всей командировки;
    • средства, затраченные на переправку багажа;
    • выплата средств для аренды гостиничного номера или другого вида жилья;
    • оплата пополнений мобильного счета или другого способа связи;
    • средства для регистрации и получения загранпаспорта и визы;
    • оплата услуг для обмена валюты или чека в отделении банка.

    Данный список является завершенным. Все другие виды услуг, таких как оплата парковки или ужина, должны быть внесены с учетом издержки НДФЛ и прочих взносов.

    Что же касается жилья, то при отсутствии документов, работодателю необходимо выплатить страховку полностью, а НДФЛ в размере 700 руб. (на территории страны), 2500 руб. (при поездке за границу).

    Частыми бывают ситуации, во время которых производится детальное изучение предоставленных чеков за проживание и жилье, в результате чего оказывается, что они все же подлежат налогообложению со стороны государства.

    К таким случаям относятся:

    • чеки, в которых отдельным пунктом указанно питание;
    • билеты за проезд, в которых внесенные даты не совпадают с теми, что указаны в приказе о выплате командировочных.

    Загранкомандировка

    Оплата поездки сотрудника в другую страну производится с расчетом ежедневных расходов, учитывая стоимость действующей валюты.

    Нормы, регулирующие этот процесс указанны в постановлении ФЗ №93 от 08.02.2002 года, изменения которого были произведены в 2005 году №812 (особенно эти нововведения повлияли на порядок проведения процесса в бюджетных организациях).

    После проведения бухгалтерией планирования бюджета, составляется смета возможных затрат. Отталкиваясь от этого, сотруднику выплачиваются деньги в любой удобной для компании валюте (средства могут быть выданы, как наличными, так и безналом на карту виза).

    Все последующие выплаты производятся посуточно, с учетом норм и правил страны, в которой пребывает подчиненный. В европейской стране эта сумма может быть значительно больше, чем на территории России. Размер денежной выплаты меняется сразу же после штампа в паспорте о пересечении границы.

    Компания имеет право самостоятельно регулировать размер командировочных, но они не могут быть ниже, чем установленные законодательством нормы. Если же сумма превышает 2500 рублей, то руководитель обязан оплатить подоходный налог на ее, меньшие суммы не подлежат налогообложению.

    Согласно положениям указанным в законодательстве, оплата затрат на проезды и жилье во время командировки, производится уже после возвращения сотрудника и предоставления им документов, подтверждающих все расходы.

    Что же касается временных ограничений, то сотрудник обязан представить отчет о потраченном авансе в течение 10 дней после возврата в родной город, а работодатель в свою очередь, выплатить все затраты превысившие эту сумму.

    Ссылка на основную публикацию
    Срок камеральной проверки по налогу на имущество
    На камералку налоговикам отводится максимум 3 месяца со дня, следующего за днем представления деклараци Этот срок не может быть продлен...
    Справка с места работы для опеки образец
    Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления...
    Справка форма 2 для военкомата
    ГАРАНТ: См. данную форму в редакторе MS-Word Приложение N 2к Перечню (п. 3) * Справка регистрируется в журнале учета служебных...
    Срок назначения судебного заседания в арбитражном суде
    1. Арбитражный суд первой инстанции после принятия заявления к производству выносит определение о подготовке дела к судебному разбирательству и указывает...
    Adblock detector